Zálohová faktura: Kdy ji vystavit a co musí obsahovat?

Definice zálohové faktury

Zálohová faktura je specifickým typem faktury, který slouží k vyúčtování části kupní ceny předem, tedy před dodáním zboží nebo služby. Zálohová faktura není daňovým dokladem, a proto nepodléhá stejným pravidlům jako běžná faktura. Slouží především pro plátce DPH, kteří si potřebují uplatnit nárok na odpočet DPH z přijaté platby. Na zálohové faktuře musí být uvedeno slovo „zálohová faktura“, aby bylo zřejmé, že se nejedná o standardní fakturu. Dále by měla obsahovat informace o dodavateli a odběrateli, datum vystavení, popis služby nebo zboží, za které je záloha hrazena, a samozřejmě výši zálohy. Zálohová faktura by měla být vystavena ve dvou vyhotoveních, jedno pro dodavatele a jedno pro odběratele. Po uhrazení zálohy a dodání zboží nebo služby vystaví dodavatel standardní daňový doklad – fakturu, ve které zohlední již uhrazenou zálohu.

Kdy se zálohová faktura vystavuje

Zálohová faktura se vystavuje v případě, kdy dodavatel požaduje uhrazení části ceny zboží nebo služby před jejich dodáním. Typicky se s ní setkáváme u zakázek s delší dobou realizace, u dražšího zboží nebo v situacích, kdy dodavatel potřebuje finanční prostředky na nákup materiálu či zahájení prací. Zálohová faktura není daňovým dokladem, slouží pouze jako podklad pro úhradu zálohy. Po úplném dodání zboží nebo služby vystaví dodavatel daňový doklad - fakturu, na které je uvedena celková cena, výše uhrazené zálohy a zbývající částka k doplacení. Zálohová faktura by měla obsahovat informace o dodavateli a odběrateli, datum vystavení, popis zboží nebo služby, výši zálohy a datum splatnosti. Důležité je uvést i variabilní symbol, který zajistí snadnou identifikaci platby.

Vlastnost	Zálohová faktura	Faktura
Moment vystavení	Před dodáním služby/zboží	Po dodání služby/zboží
Platba předem	Ano	Ne vždy (záleží na splatnosti)
Vliv na DPH	Ano (vzniká povinnost odvést DPH)	Ano (vzniká povinnost odvést DPH)

Náležitosti zálohové faktury

Zálohová faktura, ačkoliv slouží k úhradě části ceny předem, musí obsahovat specifické náležitosti. Stejně jako u běžné faktury je nutné uvést název a adresu dodavatele i odběratele, jejich identifikační číslo a daňové identifikační číslo, pokud je vlastněn. Samozřejmostí je datum vystavení a splatnosti. Zálohová faktura musí být jednoznačně označena slovy „zálohová faktura“ a obsahovat popis plnění, za které je záloha požadována. Důležitá je také výše zálohy, a to jak v českých korunách, tak i v případě potřeby v cizí měně. V neposlední řadě je nutné uvést i konečnou cenu celého plnění a způsob úhrady.

Zálohová faktura je jako slib - zavazuje obě strany k budoucímu plnění.

Zdeněk Dvořáček

Platba a vyúčtování zálohy

Zálohová faktura slouží k úhradě části ceny předem, před uskutečněním zdanitelného plnění nebo dodání zboží. Vydává se s označením "zálohová faktura" a obsahuje informace o výši zálohy a datu splatnosti. Po konečném zdanitelném plnění se vystaví konečná faktura, ve které se záloha odečte od celkové ceny.

Důležité je rozlišovat typ faktury, jelikož zálohová faktura není daňovým dokladem. Daňovým dokladem se stává až po vystavení konečné faktury. Zálohová faktura slouží především pro plátce DPH, kteří si můžou uplatnit nárok na odpočet DPH již z uhrazené zálohy. Pro příjemce zálohy je daňovým dokladem až konečná faktura. Zálohové faktury se často využívají u větších zakázek, dlouhodobých projektů nebo při dodání zboží na zakázku, kde je vyžadována platba předem.

Daňové aspekty zálohové faktury

Zálohová faktura, ač slouží k úhradě části ceny předem, není z pohledu zákona o DPH standardním daňovým dokladem. Nevykazuje se v kontrolním hlášení a nevzniká na jejím základě povinnost přiznat DPH. Ta nastává až po vystavení daňového dokladu, tedy klasické faktury, a to bez ohledu na to, zda byla částka uhrazena již na základě zálohové faktury.

Důležité je rozlišovat mezi zálohovou fakturou a fakturou s vyčíslenou zálohou. Zatímco zálohová faktura slouží pouze k úhradě části ceny předem a neobsahuje všechny náležitosti daňového dokladu, faktura s vyčíslenou zálohou je již plnohodnotným daňovým dokladem. Obsahuje všechny potřebné náležitosti, včetně DPH, a vzniká na ni povinnost přiznat daň.

Rozdíl mezi zálohovou a konečnou fakturou

V podnikání se často setkáváme s pojmy jako zálohová faktura a konečná faktura. Ačkoliv se na první pohled mohou zdát podobné, existuje mezi nimi zásadní rozdíl. Zálohová faktura slouží k uhrazení části ceny za zboží nebo služby před jejich dodáním. Vydává se na základě dohody mezi dodavatelem a odběratelem a obvykle obsahuje informaci o výši zálohy, datu splatnosti a variabilním symbolu pro snadnější identifikaci platby. Konečná faktura se naopak vystavuje až po uskutečnění dodávky zboží nebo služby. Na rozdíl od zálohové faktury obsahuje konečná faktura celkovou cenu za dodané zboží nebo služby, včetně DPH. Je důležité si uvědomit, že zálohová faktura není daňovým dokladem, a proto se do účetnictví zaúčtovává odlišným způsobem než faktura konečná.

Typické příklady použití

Zálohové faktury se běžně používají v různých obchodních situacích. Typickým příkladem je prodej zboží nebo služeb s vysokou hodnotou, kde si dodavatel přeje zajistit platbu části ceny předem. Například, stavební firma si může účtovat zálohu na materiál a práci před zahájením projektu. Podobně, dodavatel softwaru může požadovat zálohu na vývoj zakázkového softwaru.

Dalším častým případem je pravidelné fakturování za služby, kdy je záloha použita na pokrytí nákladů v prvním období. To se často děje u pronájmů, předplatného časopisů nebo IT služeb. Typ faktury, ať už zálohová nebo standardní, musí obsahovat specifické informace, aby byl dokument platný. Mezi tyto informace patří identifikační údaje dodavatele a odběratele, datum vystavení, popis zboží nebo služeb, cenu a DPH.

Elektronické zálohové faktury

V dnešní digitální éře se stávají stále populárnějšími elektronické zálohové faktury. Elektronická zálohová faktura je faktura vystavená a doručená v elektronické podobě s využitím elektronických prostředků, jako je email nebo specializovaný software. Tento typ faktury má stejnou právní váhu jako papírová faktura, pokud splňuje všechny zákonné náležitosti. Mezi hlavní výhody elektronických zálohových faktur patří rychlost a snadnost jejich vystavení a doručení. Oproti papírovým fakturám odpadá nutnost tisku, obálkování a zasílání poštou, což šetří čas i peníze. Elektronické zálohové faktury jsou také šetrnější k životnímu prostředí, jelikož se snižuje spotřeba papíru a energie. Pro plátce DPH je důležité vědět, že typ faktury (zálohová faktura) ovlivňuje okamžik vzniku povinnosti přiznat daň. U zálohových faktur vzniká povinnost přiznat daň již dnem přijetí úplaty, a to bez ohledu na to, zda je faktura vystavena v papírové nebo elektronické podobě.

Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout

Při vystavování zálohových faktur a práci s typy faktur se často opakují určité chyby, kterým se lze snadno vyhnout. Jednou z nich je nejasné označení dokladu. Zálohová faktura musí být vždy jednoznačně označena jako "zálohová faktura" a obsahovat slovní spojení "daňový doklad". Důležité je také správně uvést typ faktury. V případě pochybností je vždy lepší konzultovat specifické případy s účetním, abyste předešli případným problémům s finančním úřadem.